CONFESIUNILE UNUI ORGANIZATOR DE EVENIMENTE

Organizez evenimente de trei ani şi jumătate şi nu o să mă satur niciodată. Am organizat târguri de joburi, congrese naţionale, evenimente interne, evenimente de business şi am colecţionat multe ecusoane.

Majoritatea oamenilor văd la un eveniment doar suprafaţa, vârful icebergului şi pentru ei totul durează o zi, două, maximum trei.

Mie tot timpul mi-a plăcut să aflu ce se întâmplă în culise, să cunosc detaliile înaintea tuturor, să plănuiesc etapele unui eveniment şi să-l văd cum creşte de la ideea de început până la final. Pe scurt, mi-am dorit să devin organizator de evenimente.

Este una dintre cele mai stresante joburi din lume, ştiu asta, dar mi se pare că şi satisfacţiile sunt pe măsură. Faptul că ai reuşit să aduni la un loc 400 de oameni într-o sală şi că ei şi-au dedicat timpul evenimentului tău, că îi auzi râzând şi aplaudând, îmi dau un sentiment extraordinar.

Ce-mi place mie cel mai mult la partea de organizare? Îmi place atmosfera dis de dimineaţă, când abia se crapă de ziuă şi o iau din loc pentru a ajunge la locaţie, înainte ca participanţii să se fi trezit; clinchetul veselei în hoteluri când personalul şi el, odată cu mine, s-a trezit ca să se asigure că totul va străluci pentru ei, ultimele pregătiri înainte de eveniment când inima deja începe să se agite de emoţii cu gândul că „Ăsta e momentul. Ai o singură şansă de a face treabă bună şi trebuie să dai totul din tine.”

Frumoasă este şi perioada care precedă ziua cea mare, partea de pregătire a tuturor detaliilor, momentul în care se iau toate deciziile şi totul este pus la punct: materiale de promovare, ecusoane, culori şi forme, încheiat parteneriate media, alergat după sponsori, investigat cele mai bune locaţii, căutat cadouri, şedinţe şi întâlniri, bugetul, invitaţii, mâncarea, muzica, durata evenimentului, pe scurt mii şi mii de decizii.

Decizii care trebuie luate repede, trebuie să fie cele bune şi cele mai eficiente. “Un bun organizator trebuie să fie cel mai sigur om de pe pământ”, aşa spune Stephan Schaefer-Mehdi, organizator de evenimente. Nu pare aşa de uşor, nu?

Este însă trist că toate aceste informaţii despre organizarea unui eveniment rămân necunoscute mereu participanţilor. Nu spun că trebuie dezvăluite toate mişcările sau secretele din culise, însă nu de puţine ori un eveniment este criticat, comentat, neapreciat pentru un singur aspect negativ sau mai puţin plăcut, în timp ce imaginea de ansamblu este ignorată.

Ce am învăţat eu din proprie experienţă este că pentru ca un eveniment să iasă perfect este nevoie de foarte multă muncă, o echipă dedicată care să lucreze în spate, ore întregi de şedinţe pentru a stabili toate detaliile, efort fizic şi psihic, multă rezistenţă, capacitate de analiză, creativitate, experienţă, capacitate decizională mare, atenţie la detalii şi nu în ultimul rând pasiune.

Nu în ultimul rând aş dori să ridic acest domeniu la rang de artă, secundară dacă doriţi, pentru că într-adevăr combină dramaturgia şi scenografia cu muzica, pregătirile aferente, durata acestora, toate creând un spectacol live şi care nu este de două ori la fel.

Voi ce părere aveţi? Poate fi considerată organizarea evenimentelor o artă?

Autor: Cristina Mehedinţeanu

Reclame

„RÂNDUNICI” DE CONFERINŢE

Nu stiu câţi dintre voi au organizat măcar o dată un eveniment sau conferinţă de business, dar sunt sigură că aţi avut ocazia sau vi s-a oferit ocazia de a participa la un eveniment, fie el seminar, congres, conferinţă, târg de business…

Constat cu îngrijorare că odată cu trecerea timpului acest segment de piaţă se confruntă cu o mare problemă şi anume aducerea participanţilor într-o sală. Chiar dacă organizatorul are o listă mare de invitaţi confirmaţi, rata celor care participă efectiv la eveniment este de 50%-60%, din totalul celor care au promis că vor fi prezenţi.

Nu vreau să comentez asupra faptului că la majoritatea evenimentelor vezi aproape aceeaşi oameni, vreau doar să pun în discuţie criza acută de seriozitate la participare. La prima vedere, există mai multe cauze, cel putin după spusele aceloraşi invitaţi-problemă.

Lipsa timpului – dacă discuţi cu cei pe care-i inviţi la un eveniment ai impresia că românul este în permanenţă cu valiza-n mână şi are bătături de la aceasta. E tot timpul plecat, urmează să plece peste hotare exact atunci când îl inviţi, pleacă din localitate, pleacă în expediţie, într-un cuvânt se zbate continuu să-i iasă afaceri cât mai multe şi mai profitabile.

Taxa de participare – cum adică să plătească cineva ca să înveţe ceva!? Păi nu ne-au spus comuniştii că învăţământul e gratuit? Totul trebuie să fie gratuit, că doar nu muncim ca să plătim o taxă, chiar şi modică, pentru a întâlni oameni interesanţi, a învăţa de la aceştia şi a cunoaşte oameni noi. Taxa de participare este fixată pentru a responsabiliza participantul să vină la evenimentul pentru care a confirmat şi să-l facă să se gândească asupra valorii oferite de organizator.

Intrarea liberă – dacă e gratuit nu e nici o problemă dacă nu mai vin la conferinţă. Ăsta e principiul după care se ghidează cei care răspund afirmativ la invitaţii, însă nu depun nici un efort de a semna, cel puţin, condica de prezenţă. Faptul că o conferinţă are intrarea liberă nu spune nimic despre calitatea acesteia, iar acest lucru poate fi dovedit de vorbitorii invitaţi, în ambele sensuri ale calităţii…

Experienţele negative sau pozitive ale publicului vis a vis de un anumit organizator sau tematică – pot fi o cauză demnă de luat în calcul, însă am văzut suficiente cazuri în care un eveniment a avut la o ediţie anterioară o rată de prezenţă mult mai înaltă…

Lista motivelor poate continua, însă aş vrea să mă opresc asupra unui singur lucru – lipsa de cultură a românului în ceea ce priveşte interesul real de a participa la evenimente. Da, românii sunt într-o mare suferinţă la acest capitol. Nu mă refer la moş Gheorghe, ci la tot felul de funcţionari, directori, şefi, sau alte persoane din poziţii de conducere. Noţiunile de promisiune, respectarea acesteia, sinceritate şi responsabilitate au, de cele mai multe ori, prea puţin de-a face cu personajele sus menţionate.

Oare nu este mai simplu să recunoască că nu-i interesează evenimentul sau vorbitorii sau că pur şi simplu sunt mult prea plictisiţi de viaţă? Cât de greu e să dai un e-mail, telefon ca să anunţi că nu mai poţi participa? Sau de ce ai acceptat de la început? Cert e că mai avem multe de învăţat ca să ne cunoaştem şi respectăm interesul.

Autor: Victoria Donos